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一、檔案室的交接

1、檔案室交接時(shí)，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

2、交接人與接收人要逐一清點(diǎn)核實(shí)檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。

3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

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二、檔案的交接

1、歸檔資料：歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫《檔案交接記錄》，登記好時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時(shí)除了要填寫《檔案交接記錄》，同時(shí)，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄（紙質(zhì)版、電子版）。

2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn)，經(jīng)雙方核實(shí)認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔，并建立書面和電子檔案目錄。

4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書面及電子目錄，便于管理和查閱。

5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴(yán)重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應(yīng)附上復(fù)印件。

三、日常管理

1、借閱人填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

3、所借檔案的復(fù)印件的`內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

4、借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁、涂改和污損。

5、檔案歸還：

1）檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案，并在檔案歸還時(shí)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收，保證檔案完好。

2）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。

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6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。

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